Sådan opretter du en rejseplan for din chef

En topnøje rejseplan er essentiel for en vellykket forretningsrejse. Følg disse trin for at planlægge en for din chef.

Instruktioner

1. Opret et Microsoft Word-dokument eller et andet tekstbehandlingsdokument til din rejseplan. En skrevet version er langt overlegen, da ingen kommunikation går tabt mellem dig og din chef på grund af sløv håndskrift.

2. Start rejseplanen med en kort titel centreret øverst på siden. Vælg en titel, der angiver præcis, hvem der rejser, deres specifikke destination og formålet med turen. F.eks., hvis din chef hedder John og rejser til Atlanta til en to-dages konference, kald planen "John til Atlanta-konference", eller tillad at falde navnet, så du har "Atlanta-konference". Under denne titel placeres rejse-datoerne.

3. Del planen op i dage. List detaljerne for hver dag under fed, understreget sektionstitler, der angiver ugedag og officiel dato. F.eks. "Tirsdag, 3. maj 2007".

4. Organiser hver dag efter starttidspunkter. Hvis din chef har morgenmad kl. 8, møde kl. 10, og frokost kl. 12, skal hvert arrangement listes efter den tid, det starter. F.eks., hvis ovenstående begivenheder alle sker den 3. maj, placerer du hvert starttidspunkt horisontalt under "Tirsdag, 3. maj"-sektionen. Hvis din chef ikke har aktiviteter i en vis tid på dagen, er det en god idé at tilføje "Ingen planlagte aftenaktiviteter" til rejseplanen, så de ved, hvornår de har fritid.

5. Juster alle dine begivenheder og fordeler dem ligeligt for en letlæselig rejseplan. Hvis du bruger et tekstbehandlingsprogram, er det en god idé at "venstrestille" alle dine sektionstitler og begivenheds-starttidspunkter. Efter du har indtastet et starttidspunkt, tryk "Tab" og skriv en kort beskrivelse af begivenheden. Inkluder vigtige detaljer.

6. Gennemlæs. Sørg for, at du har inkluderet hver vigtig detalje, og tjek hver for nøjagtighed. Hvis din chef flyver og har en transit, sørg for at inkludere tiden mellem flyvningerne. Ligeså, hvis de overnatter på hotel, sørg for at have med adresse, telefonnummer, e-mail, pris og parkeringsinfo. Hvis de møder en klient eller tredjepart, inkludér så meget info som muligt. Detaljer er nøglen til en vellykket rejseplan!

7. Bekræft rejseplaner. Dagen før din chef afrejser, ring eller mail til flyveselskaber, hoteller, guider, kunder og billejeselskaber for at sikre, at alt er på plads. Hvis din chef kommer til lufthavnen og opdager, at hans flyvning er skiftet fra Delta til et andet selskab, ser I begge dumme ud!

8. Print rejseplanen og alle reservationsbekræftelser. Opret en rejse-mappe. Mærk papirerne tydeligt, så de er lette at forstå, finde og referere til.

Tip: Del en digital version (PDF) via mail/cloud til chef og assistent – så er den tilgængelig på telefon/tablet undervejs, og ændringer kan sendes hurtigt.