Sådan opstiller du en virksomhedsrejsepolitik

Hvis din virksomhed foretager regelmæssige forretningsrejser, ved du, at rejser hurtigt kan blive en af dine største udgifter. At opstille en virksomhedsrejsepolitik er den bedste måde at holde omkostningerne nede og få dine medarbejdere på samme linje. En rejsepolitik sikrer, at folk har grænser og retningslinjer at bruge, når de planlægger rejser. Derudover, med de korrekte kontrakter på plads, kan din virksomhed få rabatter og kickbacks ved årets afslutning. Hvor meget du kan få, afhænger af mængden, du rejser. Her er hvordan du opstiller en virksomhedsrejsepolitik, der vil gavne alle involverede.

Instruktioner

1. Lav en liste over de byer, som din virksomhed typisk forretter i. Bestem, hvilke flyveselskaber, der flyver til alle nødvendige destinationer. Kontakt hvert valgt flyveselskab, og spørg en repræsentant om en virksomhedskontrakt. Brug din virksomheds tidligere rejsebudget til at estimere, hvor mange rejser din virksomhed foretager om året. Fortæl salgsrepræsentanten, hvor meget penge din virksomhed bruger på rejser. Lad ham vide det estimerede antal rejser for det kommende år. Spørg, hvad flyveselskabet kan gøre for dig, hvis du flyver udelukkende med deres selskab. Flyveselskaberne kan tilbyde et par opsparingsmuligheder. Kontakt flere flyveselskaber og sammenlign. Regn ud, og beslut, hvilken mulighed, der ville give den største rabat. Få din aftale skriftligt.

2. Gentag forhandlingsprocessen med bil- og hoteludbydere. Behold mindst to af hver af bil- og hoteludbydere. Du ved aldrig, hvornår disse ting kan blive overbooket.

3. Skriv det op. Tildel en medarbejder eller din virksomhedsrejseagent til at skrive alle detaljer i dine nye rejsepolitikker og -procedurer. Sørg for, at alle medarbejdere ved, at de forventes at ære dine forhandlede aftager. Gør det til en virksomhedspolitik, at rejser kun bookes fra dine foretrukne leverandørere. Find en måde at håndhæve dette ved at tjekke rejser, og hav et godkendelsessystem på plads. Du vil ikke overvælde dine medarbejdere ved at være for streng, men forklar årsagen til, at alt dette bør overholdes til gavn for alle.

4. Hold styr. Bed de forskellige rejseudbydere om at levere dig et kvartalsvis rapport for at spore brug. Bed din regnskabsafdeling om at starte en database, der logger alle rejserelaterede udgifter. Mød med eventuelle medarbejdere, der ikke følger politikken, og understrege vigtigheden af omkostningsbesparelser. Din virksomhed står for at spare tusindvis af dollars om året ved at overholde en forhandlet rejsepolitik.

5. Brug en rejseagent. Hvis du ikke har en rejseagent på stedet, søg efter en agentur, der specialiserer sig i virksomhedsrejser. Advars din agent om dine foretrukne selskaber og kontrakter. Din rejseagent kan så hjælpe alle dine medarbejdere, når de booker virksomhedsrejser. Det vil blive værdsat af dine medarbejdere, da det tager et stykke arbejde af deres ryge, og det vil give dig ro i at vide, at din virksomhedsrejsepolitik bliver håndhævet.