Sådan planlægger du gruppture

Uanset om du planlægger en stor familiefest, skoletur eller anden grupptur, skal du sørge for at være organiseret fra starten. Før du begynder at planlægge turen, skal du kende turens formål og hvem der rejser. Køb en notebog eller udvidbar mappe til at holde styr på ture, priser og alt, du skal gøre under planlægningen. Afhængigt af din gruppe størrelse skal du starte planlægningen mindst seks måneder i forvejen.

Instruktioner

1. Find en destination sammen med din gruppe. Sæt jer ned med gruppemedlemmerne og afgør, hvor I vil hen, hvad I vil se, og hvilke mål I forventer at opnå med turen. Hvis det er for en skole, vælg et sted, hvor børnene både kan nyde sig og lære noget. Planlæg at gå et sted historisk, som jeres stats hovedstad, Washington D.C., eller et andet historisk sted. For kirker, vælg et sted, hvor jeres gruppe både kan lære og hjælpe andre. For eksempel, gør jeres missionstur til et samfund uden stærkt skolesystem og hjælp nogle elever med læsning, matematik og andre fag.
2. Søg hoteller ved destinationen. Ring rundt og få oplysninger og priser for tidspunktet og stedet, I planlægger at rejse som gruppe. Spørg efter grupperabatter og særlige tilbud, hvis I er mere end et bestemt antal mennesker og værelser. Hold i mente, at nogle rejsebureauer betragter en gruppe som mere end 15 personer. Sørg for, at I har så mange, der rejser, før I begynder at ringe for grupperabatter.
3. Find lokale ting at lave. Besøg et rejsebureaus kontor, boghandel, bibliotek eller søg online efter ting at gøre ved destinationen. Ring til hotellet eller lokale erhvervskammer for aktiviteter i området. Gå gennem det indsamlede materiale og udpege de ting, der passer til jeres gruppe, og foreslå jeres ideer til gruppen. Som gruppe vælger I ting at gøre sammen, så en flertal vil være tilfredse med turen.
4. Bestem transportmiddel – fly, bus, tog eller bil. Hvis I rejser med fly, tog eller ikke-charteret bus, skal I vide, hvordan jeres gruppe kommer rundt ved destinationen. Undersøg lejebiler og offentlig transportmuligheder ved destinationen.
5. Skriv en rejseplan over begivenheder før og under turen. Giv gruppemedlemmerne en tidsplan over deposita, endelige betalinger og den sidste mulige dag til afbestilling for refusion. Inkluder også en liste over aktiviteter, afgangs- og ankomsttider under turen.
6. Foretag reservationer. Når I har deposita, skal I starte med at lave endelige hotel- og transportreservationer. Få bekræftelser fra rejsebureauer, hoteller og transport. Bevar alle bekræftelser og liste over deposita fra hvert gruppemedlem i separate mapper. Sådan kan du henvise til det, hvis nogen spørger, hvor meget de stadig skylder for turen.
7. Planlæg turer og restaurantbestillinger. Gå gennem din rejseplan og lav en liste over ture og restaurantbesøg, jeres gruppe ønsker, med alle kontaktoplysninger. Ring til alle virksomheder og aftal ture og spisetider for jeres gruppe.